Menu Configurações

cogwheel.png No menu Configurações do seu sistema WPensar você irá encontrar diversas funcionalidades para personalizar seu sistema e demais atividades para utilização. Abaixo, explicaremos quais botões são esses e suas funcionalidades.

 

Importação:

Nesse ícone, é possível realizar o download da planilha padrão para a importação de dados antigos (de outro sistema, ou do controle usado pela instituição) para o sistema WPensar. Caso deseje importar dados, baixe a planilha e siga atentamente as instruções para preenchimento descritas ao selecionar a opção Importação.

 

Parâmetros:

Os parâmetros são as definições dos padrões que iram nortear seu sistema. O botão Parâmetros é formado por diversas abas, onde cada uma define as configurações de funcionalidades diferentes do sistema. 

Acesse o tutorial de cada uma dessas abas clicando aqui.

 

 

Níveis de Acesso:

Os níveis de acesso determinam quais áreas do sistema cada usuário tem permissão de acessar de acordo com sua categoria.

Eles funcionam de forma hierárquica: usuários não podem excluir e/ou editar informações de usuários de hierarquias iguais ou superiores aos dele. Por exemplo, uma secretária de nível 2 não consegue fazer qualquer alteração no acesso do administrador de nível 1. 

Os acessos de professores, pais e alunos já vem pré-determinados, não sendo necessário o cadastro dessas categorias no sistema. Novas categorias devem ser cadastradas e podem ser editadas conforme a necessidade da Instituição.

 

Empresas:

Nesta aba são cadastradas as empresas. Esses dados serão utilizados na parte de cobrança e de nota fiscal eletrônica (NF-e). Caso a Instituição não utilize a emissão de NFs pelo sistema, é necessário preencher apenas as informações obrigatórias, sinalizadas por um * (asterisco).

 

Unidades

Área utilizada para realizar o cadastro de unidades da Instituição. 

 

Contas:

É onde são cadastradas as contas associadas as empresas e são recolhidas informações que serão utilizadas na impressão dos boletos de cobrança.

 

Após realizar a escolha do banco é necessário que sejam preenchidos os dados referentes à conta com o máximo de atenção. Se algum dado for desconhecido, é fundamental que seja esclarecido com o gerente da conta, pois todos os dados são obrigatórios para emissão de boletos.

Informações de multas, juros, protesto e devolução das cobranças são todas inseridas no cadastro da conta.

 

Níveis:

Área utilizada para realizar os cadastros dos níveis de ensino. Para cursos regulares, os níveis funcionam da seguinte forma: cadastre em Níveis o nível de ensino ministrado pela instituição, por exemplo, educação infantil, ensino fundamental, ensino superior. Podem ser cadastrados quantos níveis forem necessários.

Nos cursos de línguas os níveis funcionam da seguinte forma: cadastre em Níveis as línguas oferecidas pela instituição, por exemplo: inglês, espanhol, francês.

 

Cursos:

Nesta área são cadastrados os cursos oferecidos pela instituição de ensino.

Curso regular: Os cursos são as séries ou anos, por exemplo: 1º ano, 2º ano;

Curso técnico: Os cursos são os cursos propriamente ditos, por exemplo: segurança do trabalho;

Curso de línguas: Os cursos são os módulos ou níveis, por exemplo: Básico I, Intermediário II, Avançado.

 

Períodos:

Nesta aba são cadastrados os períodos utilizados pela instituição, por exemplo: bimestres, trimestres, semestres. É importante que sejam cadastrados todos os períodos do ano, pois os mesmos serão integrados a outros dados do Sistema.

 

Avaliações:

Neste ícone são cadastradas as avaliações aplicadas pela instituição. Esse cadastro é de extrema importância para a posterior emissão de boletins. Entende-se por avaliação tudo que é utilizado como critério para aprovação de aluno na Instituição, por exemplo: provas, trabalhos, faltas.

 

Disciplinas:

Área utilizada para realizar o cadastramento das disciplinas oferecidas na instituição. Todas as disciplinas de todos os cursos devem ser cadastradas neste campo, pois elas serão associadas as turmas posteriormente.

 

Documentos Pessoais: 

Aba relacionada aos documentos dos alunos que devem ser entregues na Instituição. Os documentos anexados nessa área poderão ser visualizados na ficha do aluno.

 

Turmas:

As turmas são cadastradas de acordo com suas denominações na instituição, por exemplo: 1001, Básico 1 – manhã, Básico 1 – Sábado. As turmas são associadas aos cursos já cadastrados, sendo assim todos os dados dos cursos são transferidos para as turmas.

 

Salas:

Utilizado para cadastrar as salas da instituição. Seu cadastro é importante para realizar reserva de salas para as aulas e eventos de captação.

 

Aulas:

Nesta área são cadastradas as aulas que serão ministradas em um curso. Todas as informações devem ser preenchidas, pois as aulas serão relacionadas as turmas. Ao matricular um aluno em uma turma, as aulas relacionadas a essa turma serão disponibilizadas para esse aluno. É possível inserir informações nas aulas, como por exemplo o conteúdo ministrado na aula.

 

Departamentos:

Possibilita o cadastramento dos departamentos da Instituição com a finalidade de direcionar as solicitações e o cadastro de funcionários. 

 

Avisos: 

A aba Avisos possibilita inserir comunicados para as diversas categorias (responsáveis, funcionários, alunos, professores, entre outros) cadastradas no WPensar. Os avisos podem ser disponibilizados no sistema por um período determinado. 

 

Contas E-mail:

Permite cadastrar um e-mail para que sejam enviadas as automações pelo Sistema.

 

Automações:

 Sistema WPensar possui uma ferramenta de envio automático de notificações, as Automações. Com as automações, você envia comunicados, lembrete de vencimentos, parabenizações, ou o que preferir, via sms e/ou e-mail de forma automática, com horários e remetentes pré-agendados. 

 

Competências:

É onde são inseridos os dados a respeito das competências que servirão de base para os documentos oficiais emitidos pela instituição.

 

Boletim:

Em Boletim serão cadastros os critérios de cálculos para as notas dos períodos. Não se preocupe com essa aba, todas as configurações são feitas pela equipe WPensar.

 

Bolsas:

Na aba Bolsas são cadastradas as bolsas oferecidas pela instituição aos alunos. Ao inserir uma bolsa deve-se cadastrar a porcentagem e a condição, por exemplo, se o desconto será mantido caso a mensalidade não seja paga até o vencimento. As bolsas devem ser vinculadas ao plano de pagamento dos alunos.

 O desconto de pontualidade distingue-se da bolsa, pois ao ser cadastrado será aplicado para todos os alunos. Trata-se de descontos concedidos caso o pagamento seja efetuado, por exemplo, até o dia 05 de cada mês.

 

Planos de Parcelamento:

 Área disponível para realização do cadastramento dos planos de parcelamento dos pagamentos, por exemplo: pagamento à vista, em 2x, 10x.

 

Taxas de Rescisão:

Nesta aba é possível inserir taxas caso ocorra rescisão contratual, podendo ser em forma de porcentagem ou um valor exato.

 

Tags Financeiros:

Este ícone de destina ao cadastramento de tags que permitem agrupar pagamentos referentes a um mesmo evento. Por exemplo, a instituição pode criar um tag Festa junina onde todos os gastos referentes a esse evento poderão ser inseridos neste tag, possibilitando maior controle sobre as despesas.  

 

Feriados:

Os feriados nacionais com datas fixas já estão cadastrados no sistema WPensar. No entanto, os feriados locais e aqueles que não tem data fixa (por exemplo o carnaval) devem ser  inseridos, a fim de que não sejam cobrados juros e multa indevidos dos boletos gerados pelo sistema.

 

Turnos:

Neste ícone são cadastrados os turnos nos quais a instituição oferece suas aulas, por exemplo: manhã, tarde, integral.

 

Períodos Letivos:

Inclusão de informações sobre o período de duração dos períodos letivos disponibilizados pela instituição, por exemplo: 1º ano - 01/01/2013 a 31/12/2013.

 

 

Bairros:

Nesta área é possível efetuar o cadastro de bairros que ainda não estejam inseridos no sistema, necessários ao inserir os endereços de alunos, responsáveis, funcionários. 

 

Situação de Matrícula:

Nesta aba são cadastradas as possíveis situações de matrícula de um aluno, por exemplo ativo, inativo, transferido.

 

Motivos de Cancelamento:

Permite cadastrar os motivos para inativação de aluno, por exemplo, transferência, preço, metodologia, etc.

 

Log de Operações:

Permite realizar o controle dos acessos que são realizados no Sistema WPensarÉ possível verificar a data, a ação efetuada, a seção e o usuário que realizou o acesso.

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Comentários

  • Avatar
    jailton

    Durante o processo de matricula dos alunos, mesmo após eu já ter cadastrado a aluna, eu não consigo salvar a matricula pois a aba de "Contratada" não me mostra a opção de escolha da instituição. Já assisti o primeiro video de treinamento. Como vcs podem me ajudar

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